Le transport des séminaires et conférences en bref
Genève accueille toute l'année des conférences, des congrès, des séminaires et des salons. Les participants arrivent de nombreux pays, souvent sur des vols différents, logent dans plusieurs hôtels et se déplacent entre le lieu de la conférence, les dîners et les visites. Pour l'organisateur, le transport est l'une des parties les plus visibles de l'événement : une arrivée fluide donne le ton, et une navette manquée reste dans les mémoires.
Geneva Transfer Booking prend en charge le transport de votre événement : accueil à l'aéroport des participants et des intervenants, navettes entre les hôtels et les lieux, transport pour les soirées et les excursions, et départs à la fin, avec un seul interlocuteur qui coordonne l'ensemble.
Les grands lieux d'événements à Genève
- Palexpo, le grand centre d'expositions et de congrès à côté de l'aéroport de Genève, qui accueille de grands salons comme Watches and Wonders au printemps, ainsi que des congrès et des concerts.
- Le Centre international de conférences de Genève (CICG), près de la place des Nations, pour les conférences internationales.
- Les grands hôtels du bord du lac et du centre-ville, avec leurs salles de conférence et leurs salles de bal.
- Les lieux autour du Léman : châteaux, domaines viticoles, restaurants au bord de l'eau et centres de congrès de Lausanne, Montreux et Évian.
Chaque lieu a ses accès, ses zones de dépose et ses contraintes pendant les grands événements. Nous les vérifions à l'avance.
Ce que nous prenons en charge
L'accueil à l'aéroport. Participants et intervenants sont accueillis aux arrivées avec une pancarte à leur nom ou au nom de l'événement, et conduits à leur hôtel. Nous suivons chaque vol et nous adaptons aux retards.
Les navettes entre hôtels et lieu de l'événement. Départs le matin de chaque hôtel à heures fixes, et retours le soir, en Classe V et en Sprinter pour les groupes plus nombreux.
Le transport des VIP et des intervenants. Une Mercedes Classe S ou Classe E pour les conférenciers principaux, les sponsors et les invités VIP, avec un chauffeur dédié si nécessaire.
Les soirées. Le transport vers un dîner de gala, une croisière sur le lac ou une réception dans un château, avec plusieurs retours en fin de soirée.
Les excursions et programmes incentive. Des sorties d'une journée à Lavaux, Montreux, Gruyères, Chamonix ou Annecy pour les participants, avec des véhicules qui attendent à chaque arrêt.
Les départs. Les transferts vers l'aéroport ou la gare à la fin de l'événement, organisés selon les vols de chaque participant.
Comment nous organisons le transport de votre événement
- Un premier briefing : dates, lieux, hôtels, nombre de participants et temps forts du programme.
- Un plan de transport : véhicules, horaires des navettes et des transferts individuels.
- La liste des participants : noms, vols et hôtels, que nous mettons à jour jusqu'au dernier jour.
- La coordination : un interlocuteur qui travaille avec votre équipe avant et pendant l'événement, à toute heure.
- Le jour venu : les chauffeurs suivent le plan ; les changements sont traités au fur et à mesure.
Les périodes chargées et l'anticipation
Pendant les grands salons et les grandes conférences, les hôtels genevois se remplissent, la circulation autour de Palexpo et du quartier international augmente, et les véhicules sont très demandés. Pour un grand événement, contactez-nous plusieurs semaines à l'avance ; pour les périodes les plus chargées, plus tôt encore. Un plan provisoire peut être ajusté ensuite, au fil des inscriptions.
Participants et lieux de l'autre côté de la frontière
Certains participants logent en France, dans les hôtels du Pays de Gex ou de Haute-Savoie, et certains événements ont lieu sur la rive française du lac. Les voitures passent la frontière sans difficulté, mais chaque passager doit avoir un passeport ou une carte d'identité valide.
Conseils pour les organisateurs
Partagez la liste tôt, même incomplète : elle nous permet de prévoir les véhicules.
Prévoyez des navettes à heures fixes : les participants savent quand être prêts, et personne n'attend.
Gardez une voiture en réserve pour les intervenants et les besoins de dernière minute.
Pensez à la fin de soirée : plusieurs retours valent mieux qu'un seul, tout à la fin.
Les véhicules
Des Mercedes Classe E et Classe S pour les intervenants et les invités VIP ; des Classe V jusqu'à six ou sept participants ; des Sprinter sur devis pour les groupes plus nombreux et les navettes.
Réservation
Appelez-nous ou écrivez-nous avec les dates, les lieux et le nombre de participants : nous préparons un plan de transport et un devis. Les transferts individuels se réservent aussi en ligne.
Questions fréquentes
Pouvez-vous accueillir des participants qui arrivent sur de nombreux vols différents ?
Oui. Nous suivons chaque vol et organisons des transferts individuels ou des navettes à heures fixes.
Pouvez-vous assurer des navettes entre plusieurs hôtels et le lieu de l'événement ?
Oui, avec des départs de chaque hôtel à heures fixes et des retours le soir.
Connaissez-vous les accès de Palexpo et du CICG ?
Oui. Nous vérifions les accès et les zones de dépose de chaque lieu avant l'événement.
Combien de temps à l'avance faut-il réserver ?
Plusieurs semaines à l'avance pour un grand événement, et plus tôt pendant les grands salons.
Pouvez-vous organiser des excursions pour les participants ?
Oui, à Lavaux, Montreux, Gruyères, Chamonix, Annecy et ailleurs dans la région.
