Transporte para seminarios y conferencias en pocas palabras
Ginebra acoge conferencias, congresos, seminarios y ferias durante todo el año. Los participantes llegan de muchos países, a menudo en vuelos distintos, se alojan en varios hoteles y se desplazan entre el lugar del evento, cenas y visitas. Para el organizador, el transporte es una de las partes más visibles del evento: una llegada fluida marca el tono, y una lanzadera perdida se recuerda.
Geneva Transfer Booking se encarga del transporte de su evento: recibimiento en el aeropuerto de participantes y ponentes, lanzaderas entre hoteles y sedes, transporte para los eventos de la noche y las excursiones, y salidas al final, con un único interlocutor que lo coordina todo.
Las principales sedes de eventos de Ginebra
- Palexpo, el gran centro de exposiciones y congresos junto al aeropuerto de Ginebra, que acoge grandes ferias como la feria relojera Watches and Wonders en primavera, además de congresos y conciertos.
- El Centro Internacional de Conferencias de Ginebra (CICG), cerca de la Place des Nations, utilizado para conferencias internacionales.
- Los grandes hoteles de la orilla del lago y del centro, con sus salas de conferencias y salones de baile.
- Sedes alrededor del lago Lemán: castillos, fincas vinícolas, restaurantes junto al lago y centros de congresos en Lausana, Montreux y Évian.
Cada sede tiene sus propios accesos, zonas de llegada y restricciones durante los grandes eventos. Los comprobamos de antemano.
Qué gestionamos para un evento
Recibimiento en el aeropuerto. Los participantes y ponentes son recibidos en llegadas con un cartel con su nombre o el nombre del evento, y llevados a su hotel. Seguimos cada vuelo y nos adaptamos a los retrasos.
Lanzaderas entre hoteles y sede. Salidas por la mañana desde cada hotel a horas fijas, y vueltas por la tarde, con furgonetas Clase V y Sprinters para grupos más grandes.
Transporte de VIP y ponentes. Un Mercedes Clase S o Clase E para los ponentes principales, patrocinadores e invitados VIP, con un chófer dedicado si es necesario.
Eventos de noche. Transporte a una cena de gala, un crucero por el lago o una recepción en un castillo, con varios viajes de vuelta al final de la velada.
Excursiones y programas de incentivos. Excursiones de un día a Lavaux, Montreux, Gruyères, Chamonix o Annecy para los participantes, con vehículos que esperan en cada parada.
Salidas. Traslados al aeropuerto o a la estación al final del evento, planificados según los vuelos de cada participante.
Cómo organizamos el transporte de su evento
- Una primera reunión: fechas, sedes, hoteles, número de participantes y momentos clave del programa.
- Un plan de transporte: vehículos, horarios de las lanzaderas y traslados individuales.
- La lista de participantes: nombres, vuelos y hoteles, que actualizamos hasta el último día.
- Coordinación: un único interlocutor que trabaja con su equipo antes y durante el evento, a cualquier hora.
- El día D: los chóferes siguen el plan; los cambios se gestionan a medida que llegan.
Periodos de mucha actividad y planificación
Durante las grandes ferias y conferencias, los hoteles de Ginebra se llenan, el tráfico alrededor de Palexpo y del barrio internacional aumenta y los vehículos tienen mucha demanda. Para grandes eventos, contáctenos con varias semanas de antelación; para los periodos más concurridos, incluso antes. Un plan provisional puede ajustarse después a medida que llegan las inscripciones.
Participantes y sedes al otro lado de la frontera
Algunos participantes se alojan en Francia, en los hoteles del País de Gex o de Alta Saboya, y algunos eventos tienen lugar en la orilla francesa del lago. Los coches cruzan la frontera sin dificultad, pero cada pasajero debe llevar un pasaporte o documento de identidad válido.
Consejos para los organizadores de eventos
Comparta la lista pronto, aunque esté incompleta: nos permite planificar los vehículos.
Prevea lanzaderas a horas fijas: los participantes saben cuándo estar listos, y nadie espera.
Deje un coche de reserva para los ponentes y las necesidades de última hora.
Piense en el final de la velada: varios viajes de vuelta son mejores que uno solo al final.
Vehículos
Coches Mercedes Clase E y Clase S para ponentes e invitados VIP; furgonetas Clase V para hasta seis o siete participantes; Sprinters bajo petición para grupos más grandes y lanzaderas.
Reserva
Llámenos o escríbanos con las fechas, las sedes y el número de participantes: preparamos un plan de transporte y un presupuesto. Los traslados individuales también se pueden reservar en línea.
Preguntas frecuentes
¿Pueden gestionar participantes que llegan en muchos vuelos diferentes?
Sí. Seguimos cada vuelo y organizamos traslados individuales o lanzaderas a horas fijas.
¿Pueden ofrecer lanzaderas entre varios hoteles y la sede?
Sí, con salidas desde cada hotel a horas fijas y vueltas por la tarde.
¿Conocen los accesos a Palexpo y al CICG?
Sí. Comprobamos los accesos y las zonas de llegada de cada sede antes del evento.
¿Con cuánta antelación debemos reservar?
Con varias semanas de antelación para un gran evento, y antes aún durante las grandes ferias.
¿Pueden organizar excursiones para los participantes?
Sí, a Lavaux, Montreux, Gruyères, Chamonix, Annecy y otros lugares de la región.
