Comment Geneva Transfer Booking organise le transport de votre délégation
Notre processus d'organisation du transport de délégations à Genève est structuré en quatre phases pour garantir une exécution parfaite de la mission :
Phase 1 — Briefing et planification : à réception de votre demande, notre coordinateur analyse la composition de la délégation internationale, le programme de la mission, les lieux de rendez-vous, les horaires de vols et les exigences protocolaires spécifiques. Un plan transport complet vous est soumis pour validation avant la mission.
Phase 2 — Accueil à l'aéroport de Genève : nos chauffeurs sont déployés à l'aéroport de Genève GVA avec une coordination précise des arrivées. Chaque délégué est accueilli nominativement, ses bagages sont pris en charge et il est conduit directement à son hébergement sans délai ni confusion.
Phase 3 — Transport opérationnel pendant la mission : notre flotte assure l'ensemble des déplacements de la délégation pendant toute la durée du séjour : navettes hôtel – Palais des Nations, transferts vers les sièges des organisations internationales, déjeuners de travail, visites officielles et déplacements privés. Le coordinateur Geneva Transfer Booking maintient une communication permanente avec le chef de mission.
Phase 4 — Transferts retour aéroport : en fin de mission, nous organisons les départs de chaque membre de la délégation avec la même rigueur, en calculant les heures de prise en charge optimales selon les horaires d'enregistrement et les contraintes de chaque vol.
Le transport des délégations en bref
Genève est l'une des grandes villes diplomatiques du monde. Elle accueille l'Office des Nations unies à Genève, au Palais des Nations, et le siège de nombreuses organisations internationales, parmi lesquelles l'Organisation mondiale de la santé, l'Organisation mondiale du commerce, l'Organisation internationale du travail, l'Union internationale des télécommunications, l'Organisation mondiale de la propriété intellectuelle, le Haut-Commissariat des Nations unies pour les réfugiés et le Comité international de la Croix-Rouge. Chaque année, des délégations gouvernementales, diplomatiques et d'entreprises viennent à Genève pour des sessions, des négociations, des conférences et des rencontres bilatérales.
Geneva Transfer Booking organise le transport de ces délégations : accueil à l'aéroport de Genève, transferts vers les hôtels, navettes quotidiennes vers les organisations et les centres de conférences, et départs, pour des délégations de quelques personnes comme de plusieurs dizaines.
Ce qui rend le transport des délégations particulier
Le programme d'une délégation est précis et change souvent au dernier moment. Les réunions sont fixées à la minute près, l'ordre d'arrivée peut compter, et certains passagers ont des exigences particulières de protocole ou de confidentialité. Le transport doit suivre :
- Des horaires qui changent : une session qui se prolonge, une rencontre bilatérale ajoutée le soir, un vol déplacé.
- Plusieurs véhicules qui se déplacent ensemble, pour un chef de délégation et ses membres.
- Les règles d'accès aux enceintes des organisations et aux abords des centres de conférences.
- La discrétion sur les noms, le programme et les conversations.
Le quartier international et ses accès
La plupart des organisations sont regroupées dans le quartier international, entre la place des Nations, l'avenue de la Paix et les pentes de Pregny, tout près de l'aéroport de Genève. L'accès aux enceintes du Palais des Nations et des organisations est contrôlé. Sauf si le véhicule est accrédité, votre chauffeur dépose les délégués à l'entrée réservée aux visiteurs et aux délégués, et les y reprend. Pendant les réunions de haut niveau, des périmètres de sécurité peuvent fermer des rues du quartier ; nous adaptons les itinéraires et les marges.
Le Centre international de conférences de Genève (CICG), près de la place des Nations, et Palexpo, à côté de l'aéroport, accueillent de nombreuses conférences internationales.
Comment nous organisons le transport d'une délégation
- La préparation : vous nous envoyez la liste des délégués, les vols, les hôtels et le programme.
- Un plan de transport : nous proposons les véhicules, les chauffeurs et un horaire pour chaque journée.
- Un seul interlocuteur se coordonne avec le chef du protocole ou l'équipe logistique de la délégation, à toute heure.
- Le jour venu : les chauffeurs suivent le plan, et les changements sont traités au fur et à mesure.
- Les départs : nous fixons le retour à l'aéroport avec des marges confortables pour l'enregistrement et les contrôles.
L'accueil à l'aéroport de Genève
Les délégués sont accueillis dans le hall des arrivées avec une pancarte à leur nom ou au nom de la délégation. Nous suivons les vols, nous adaptons aux retards et coordonnons les bagages. Quand la délégation arrive sur plusieurs vols, nous prévoyons une voiture par arrivée, ou une navette à heures fixes.
Les périodes chargées
Le calendrier international de Genève est rempli : sessions du Conseil des droits de l'homme, Assemblée mondiale de la santé, conférences des organisations, et de nombreuses négociations et rencontres au sommet tout au long de l'année. Pendant ces semaines, hôtels et véhicules sont très demandés. Réservez le plus tôt possible, dès que les dates de la délégation sont connues.
Confidentialité et présentation
Nos chauffeurs sont discrets, portent un costume sombre et restent professionnels en toutes circonstances. Les noms, les programmes et les conversations ne sont pas communiqués. Si votre délégation a des exigences particulières, par exemple sur l'affichage des noms, l'ordre des véhicules ou les personnes autorisées à modifier le plan, dites-le-nous pendant la préparation.
Au-delà de Genève
Les délégations ont souvent des rendez-vous ailleurs : Berne, la capitale fédérale, pour rencontrer les autorités suisses ; Lausanne et les organisations olympiques ; ou Zurich et son aéroport. Nous préparons ces trajets avec les marges nécessaires.
Conseils pour les chefs du protocole
Envoyez le programme tôt, même provisoire : nous préparons les véhicules et ajustons ensuite.
Désignez une personne de contact dans la délégation, qui peut confirmer les changements.
Indiquez-nous l'ordre des véhicules si l'ordre d'arrivée compte.
Prévoyez des marges autour des réunions de haut niveau, quand les périmètres de sécurité ralentissent la circulation.
Les véhicules
Une Mercedes Classe S pour les chefs de délégation et les invités VIP ; des Classe E pour les délégués ; des Classe V jusqu'à six ou sept passagers ; le Sprinter sur devis pour les groupes plus nombreux et les navettes.
Réservation
Appelez-nous ou écrivez-nous avec les dates, le nombre de délégués et le programme : nous préparons un plan de transport et un devis. Les transferts individuels se réservent aussi en ligne.
Questions fréquentes
Pouvez-vous conduire les délégués dans l'enceinte du Palais des Nations ?
L'accès est contrôlé. Sauf si le véhicule est accrédité, votre chauffeur dépose les délégués à l'entrée réservée aux visiteurs et aux délégués.
Comment gérez-vous les changements de programme ?
Un seul interlocuteur se coordonne avec votre équipe à toute heure et adapte les véhicules et les horaires.
Pouvez-vous accueillir une délégation qui arrive sur plusieurs vols ?
Oui. Nous prévoyons une voiture par arrivée, ou des navettes à heures fixes.
Vos chauffeurs sont-ils discrets ?
Oui. Les noms, les programmes et les conversations restent confidentiels.
Combien de temps à l'avance faut-il réserver ?
Dès que les dates sont connues, surtout pendant les grandes sessions et conférences.
