Cómo organiza Geneva Transfer Booking el transporte de su delegación
La organización del transporte de delegaciones en Ginebra se hace en cuatro etapas:
Etapa 1 — Briefing y planificación: al recibir su solicitud, estudiamos la composición de la delegación, el programa, los lugares de reunión, los horarios de vuelo y las exigencias de protocolo. Le enviamos un plan de transporte completo para su aprobación antes de que empiece la misión.
Etapa 2 — Recibimiento en el aeropuerto de Ginebra: nuestros chóferes están en el aeropuerto de Ginebra (GVA) con todas las llegadas coordinadas. Cada delegado es recibido por su nombre, su equipaje se carga y se le lleva directamente a su alojamiento.
Etapa 3 — Transporte durante la misión: nos ocupamos de todos los desplazamientos de la delegación: hotel – Palacio de las Naciones, sedes de organizaciones internacionales, comidas de trabajo, visitas oficiales y trayectos privados, en contacto permanente con el jefe de misión.
Etapa 4 — Regresos al aeropuerto: al final de la misión organizamos con el mismo cuidado la salida de cada miembro, calculando la hora de recogida según la facturación y las condiciones de cada vuelo.
Transporte de delegaciones en pocas palabras
Ginebra es una de las grandes ciudades diplomáticas del mundo. Alberga la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, en el Palacio de las Naciones, y la sede de muchas organizaciones internacionales, entre ellas la Organización Mundial de la Salud, la Organización Mundial del Comercio, la Organización Internacional del Trabajo, la Unión Internacional de Telecomunicaciones, la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, la Agencia de la ONU para los Refugiados y el Comité Internacional de la Cruz Roja. Cada año llegan a Ginebra delegaciones gubernamentales, diplomáticas y empresariales para sesiones, negociaciones, conferencias y reuniones bilaterales.
Geneva Transfer Booking organiza el transporte terrestre de estas delegaciones: recibimiento en el aeropuerto de Ginebra, traslados a los hoteles, lanzaderas diarias a las organizaciones y centros de conferencias, y salidas, para delegaciones de unas pocas personas o de varias decenas.
Qué hace diferente el transporte de delegaciones
El programa de una delegación es preciso y cambia a menudo con poca antelación. Las reuniones se programan al minuto, el orden de llegada puede importar, y algunos pasajeros tienen exigencias específicas de protocolo o de confidencialidad. El transporte debe adaptarse a:
- Horarios que cambian: una sesión que se alarga, una reunión bilateral añadida por la noche, un vuelo modificado.
- Varios vehículos que se desplazan juntos, para un jefe de delegación y los miembros.
- Normas de acceso a los recintos de las organizaciones y a las zonas cercanas a los centros de conferencias.
- Discreción sobre los nombres, el programa y las conversaciones.
El barrio internacional y sus accesos
La mayoría de las organizaciones se agrupan en el barrio internacional, entre la Place des Nations, la Avenue de la Paix y las laderas de Pregny, cerca del aeropuerto de Ginebra. El acceso a los recintos del Palacio de las Naciones y de las organizaciones está controlado. Salvo que el vehículo esté acreditado, su chófer deja a los delegados en la entrada utilizada por visitantes y delegados, y los recoge allí. Durante las reuniones de alto nivel, los perímetros de seguridad pueden cerrar calles alrededor del barrio; planificamos las rutas y los márgenes en consecuencia.
El Centro Internacional de Conferencias de Ginebra (CICG), cerca de la Place des Nations, y Palexpo, junto al aeropuerto, acogen muchas conferencias internacionales.
Cómo organizamos el transporte de una delegación
- Preparación: nos envía la lista de delegados, vuelos, hoteles y el programa.
- Un plan de transporte: proponemos los vehículos, los chóferes y un horario para cada día.
- Un único interlocutor coordina con el responsable de protocolo o el equipo logístico de la delegación, a cualquier hora.
- El día D: los chóferes siguen el plan, y los cambios se gestionan a medida que llegan.
- Salidas: planificamos la vuelta al aeropuerto con márgenes cómodos para la facturación y el control de seguridad.
Recibimiento en el aeropuerto de Ginebra
Los delegados son recibidos en la sala de llegadas con un cartel con su nombre o el nombre de la delegación. Seguimos los vuelos, nos adaptamos a los retrasos y coordinamos el equipaje. Cuando la delegación llega en varios vuelos, organizamos un coche para cada llegada, o una lanzadera a horas fijas.
Periodos de mucha actividad
El calendario internacional de Ginebra está muy lleno: sesiones del Consejo de Derechos Humanos, la Asamblea Mundial de la Salud, las conferencias de las organizaciones y muchas negociaciones y cumbres a lo largo del año. Durante esas semanas, los hoteles y los vehículos tienen mucha demanda. Reserve lo antes posible, en cuanto se conozcan las fechas de la delegación.
Confidencialidad y presencia
Nuestros chóferes son discretos, visten traje oscuro y mantienen la profesionalidad en todas las circunstancias. Los nombres, programas y conversaciones no se comparten. Si su delegación tiene exigencias específicas, por ejemplo sobre la exhibición de nombres, el orden de los vehículos o las personas autorizadas a cambiar el plan, díganoslo durante la preparación.
Más allá de Ginebra
Las delegaciones suelen tener reuniones en otros lugares: Berna, la capital federal, para reuniones con las autoridades suizas; Lausana y las organizaciones olímpicas; o Zúrich y su aeropuerto. Planificamos estos trayectos con los márgenes necesarios.
Consejos para los responsables de protocolo
Envíe el programa pronto, aunque sea provisional: preparamos los vehículos y ajustamos después.
Designe a una persona de contacto en la delegación que pueda confirmar los cambios.
Indíquenos la jerarquía de los vehículos si el orden de llegada importa.
Prevea márgenes alrededor de las reuniones de alto nivel, cuando los perímetros de seguridad pueden ralentizar el tráfico.
Vehículos
Un Mercedes Clase S para jefes de delegación e invitados VIP; coches Clase E para los delegados; furgonetas Clase V para hasta seis o siete pasajeros; el Sprinter bajo petición para grupos más grandes y lanzaderas.
Reserva
Llámenos o escríbanos con las fechas, el número de delegados y el programa: preparamos un plan de transporte y un presupuesto. Los traslados individuales también se pueden reservar en línea.
Preguntas frecuentes
¿Pueden llevar a los delegados dentro del recinto del Palacio de las Naciones?
El acceso está controlado. Salvo que el vehículo esté acreditado, su chófer deja a los delegados en la entrada utilizada por visitantes y delegados.
¿Cómo gestionan los cambios de programa?
Un único interlocutor coordina con su equipo a cualquier hora y ajusta los vehículos y los horarios.
¿Pueden gestionar una delegación que llega en varios vuelos?
Sí. Organizamos un coche para cada llegada, o lanzaderas a horas fijas.
¿Son discretos sus chóferes?
Sí. Los nombres, programas y conversaciones son confidenciales.
¿Con cuánta antelación debemos reservar?
En cuanto se conozcan las fechas, sobre todo durante las grandes sesiones y conferencias.
